RGPD : la méthodologie complète pour une mise en conformité réussie

Se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) peut sembler une tâche complexe pour les entreprises. Cet article pratique vous propose une méthodologie étape par étape, des conseils d’experts et les bonnes pratiques incontournables pour mener à bien ce chantier stratégique.

Étape 1 : Cartographier les données personnelles

La première étape cruciale est de réaliser un état des lieux complet de tous les traitements de données personnelles opérés par votre entreprise. Cette cartographie doit recenser :

• Les types de données collectées (données d’identité, bancaires, géolocalisation, etc.)
• Les sources d’où proviennent ces données (formulaires, CRM, objets connectés, etc.)
• Les finalités pour lesquelles elles sont traitées (marketing, facturation, RH, etc.)
• Les personnes concernées (clients, prospects, employés, etc.)
• Les durées de conservation prévues
• Les mesures de sécurité appliquées

Cette cartographie détaillée vous permettra d’avoir une vision d’ensemble et d’identifier les zones de risques prioritaires à traiter.

Étape 2 : Désigner un délégué à la protection des données

Dans certains cas (voir notre article dédié), le RGPD impose de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Même si ce n’est pas obligatoire, nommer un DPO est une excellente pratique.

Son rôle sera de piloter la mise en conformité, de contrôler le respect du RGPD au quotidien et de coopérer avec les autorités de contrôle comme la CNIL. Il doit disposer d’une réelle expertise juridique et des moyens nécessaires.

Étape 3 : Définir une gouvernance des données

Pour une mise en conformité pérenne, il est essentiel de mettre en place une véritable gouvernance des données au sein de l’entreprise. Cela passe par :

• La définition de rôles et responsabilités claires (DPO, responsables de traitement, etc.)
• L’élaboration de politiques, procédures et règles d’entreprise documentées
• La sensibilisation et la formation de l’ensemble des collaborateurs
• La désignation de référents métiers en charge du suivi opérationnel
• La mise en place d’outils et processus de gestion des données

Cette gouvernance renforcera la culture du respect de la vie privée dans toute l’entreprise.

Étape 4 : Revoir les processus et outils

Dans la plupart des cas, se conformer au RGPD nécessitera de revoir en profondeur les processus et outils existants :

• Refonte des mentions légales, CGU et politiques de confidentialité
• Mise en place de processus de gestion des droits des personnes
• Révision des durées de conservation et procédures de suppression
• Déploiement de solutions de chiffrement, anonymisation ou pseudonymisation
• Intégration de fonctionnalités de consentement explicite
• Etc.

Impliquez dès le départ les équipes métiers, la DSI et les prestataires pour définir un plan d’action pragmatique et réaliste.

Étape 5 : Documenter et tenir un registre

Le RGPD impose de documenter l’ensemble des mesures prises pour assurer la conformité. Un registre complet des activités de traitement doit être tenu, répertoriant toutes les informations requises (finalités, bases légales, durées de conservation, etc.).

Ce registre, véritable pierre angulaire de la démarche, doit être constamment tenu à jour. Il pourra être demandé par les autorités de contrôle en cas de contrôle.

Étape 6 : Réaliser des analyses d’impact

Avant la mise en œuvre de tout nouveau traitement « susceptible d’engendrer un risque élevé », le RGPD exige de réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD).Cette analyse doit permettre d’identifier et d’évaluer les risques, de définir les mesures pour les atténuer, et le cas échéant de consulter l’autorité de contrôle. Un processus à intégrer dans vos procédures.

Étape 7 : Tester et contrôler régulièrement

Une fois tous les processus et outils déployés, il est indispensable de réaliser des tests et contrôles réguliers pour vérifier l’effectivité de la mise en conformité.

Procédez à des audits internes ou faites appel à des prestataires spécialisés.

Mettez également en place des procédures de gestion des violations de données pour pouvoir notifier rapidement les autorités en cas d’incident grave.

En suivant cette méthodologie complète étape par étape, votre entreprise pourra démontrer sa volonté de se conformer au RGPD et adopter une véritable culture du respect de la vie privée, gage de confiance pour vos clients et partenaires.