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Se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) peut sembler une tâche complexe pour les entreprises. Cet article pratique vous propose une méthodologie étape par étape, des conseils d’experts et les bonnes pratiques incontournables pour mener à bien ce chantier stratégique. Étape 1 : Cartographier les données personnelles La première étape cruciale est de réaliser un état des lieux complet de tous les traitements de données personnelles opérés par votre entreprise. Cette cartographie doit recenser : Les types de données collectées (données d’identité, bancaires, géolocalisation, etc.) Les sources d’où proviennent ces données (formulaires, CRM, objets connectés, etc.) Les finalités pour lesquelles elles sont traitées (marketing, facturation, RH, etc.) Les personnes concernées (clients, prospects, employés, etc.) Les durées de conservation prévues Les mesures de sécurité appliquées Cette cartographie détaillée vous permettra d’avoir une vision d’ensemble et d’identifier les zones de risques prioritaires à traiter. Étape 2 : Désigner un délégué à la protection des données Dans certains cas (voir notre article dédié), le RGPD impose de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Même si ce n’est pas obligatoire, nommer un DPO est une excellente pratique. Son rôle sera de piloter la mise en conformité, de contrôler le respect du RGPD au quotidien et de coopérer avec les autorités de contrôle comme la CNIL. Il doit disposer d’une réelle expertise juridique et des moyens nécessaires. Étape 3 : Définir une gouvernance des données Pour une mise en conformité pérenne, il est essentiel de mettre en place une véritable gouvernance des données au sein de l’entreprise. Cela passe par : La définition de rôles et responsabilités claires (DPO, responsables de traitement, etc.) L’élaboration de politiques, procédures et règles d’entreprise documentées La sensibilisation et la formation de l’ensemble des collaborateurs La désignation de référents métiers en charge du suivi opérationnel La mise en place d’outils et processus de gestion des données Cette gouvernance renforcera la culture du respect de la vie privée dans toute l’entreprise. Étape 4 : Revoir les processus et outils Dans la plupart des cas, se conformer au RGPD nécessitera de revoir en profondeur les processus et outils existants : Refonte des mentions légales, CGU et politiques de confidentialité Mise en place de processus de gestion des droits des personnes Révision des durées de conservation et procédures de suppression Déploiement de solutions de chiffrement, anonymisation ou pseudonymisation Intégration de fonctionnalités de consentement explicite Etc. Impliquez dès le départ les équipes métiers, la DSI et les prestataires pour définir un plan d’action pragmatique et réaliste. Étape 5 : Documenter et tenir un registre Le RGPD impose de documenter l’ensemble des mesures prises pour assurer la conformité. Un registre complet des activités de traitement doit être tenu, répertoriant toutes les informations requises (finalités, bases légales, durées de conservation, etc.). Ce registre, véritable pierre angulaire de la démarche, doit être constamment tenu à jour. Il pourra être demandé par les autorités de contrôle en cas de contrôle. Étape 6 : Réaliser des analyses d’impact Avant la mise en œuvre de tout nouveau traitement « susceptible d’engendrer un risque élevé », le RGPD exige de réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD).Cette analyse doit permettre d’identifier et d’évaluer les risques, de définir les mesures pour les atténuer, et le cas échéant de consulter l’autorité de contrôle. Un processus à intégrer dans vos procédures. Étape 7 : Tester et contrôler régulièrement Une fois tous les processus et outils déployés, il est indispensable de réaliser des tests et contrôles réguliers pour vérifier l’effectivité de la mise en conformité. Procédez à des audits internes ou faites appel à des prestataires spécialisés. Mettez également en place des procédures de gestion des violations de données pour pouvoir notifier rapidement les autorités en cas d’incident grave. En suivant cette méthodologie complète étape par étape, votre entreprise pourra démontrer sa volonté de se conformer au RGPD et adopter une véritable culture du respect de la vie privée, gage de confiance pour vos clients et partenaires.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a renforcé considérablement le niveau de sanctions applicables en cas de manquement à ses dispositions. Amendes administratives record, mesures correctrices contraignantes, risques de poursuites pénales… Cet article fait le point sur ce régime de sanctions dissuasif visant à responsabiliser les entreprises. Des amendes administratives sans précédent Pour s’assurer du respect effectif du RGPD par les organismes traitant des données personnelles, le règlement européen a mis en place un régime de sanctions administratives particulièrement sévère. Selon l’article 83, les autorités de contrôle comme la CNIL en France sont désormais habilitées à prononcer des amendes administratives d’un montant potentiellement record : Jusqu’à 10 millions d’euros ou 2% du chiffre d’affaires annuel mondial pour les violations des obligations de conformité (analyses d’impact, désignation de délégué à la protection des données, etc.) Jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial pour les violations des principes fondamentaux de traitement des données ou des atteintes aux libertés et droits des personnes. Dans les deux cas, c’est le montant le plus élevé entre le montant forfaitaire et le pourcentage du chiffre d’affaires qui est retenu. Un niveau de sanction inédit qui doit permettre d’avoir un réel effet dissuasif, y compris pour les grandes entreprises.À titre d’exemple, la société Optical Center s’est vue infliger une amende de 250 000€ par la CNIL pour une faille de sécurité sur son site web ayant permis l’accès illégal aux données des clients. Critères d’appréciation de la gravité Pour déterminer le niveau de l’amende administrative, les autorités de contrôle prennent en compte plusieurs critères comme : La nature, la gravité et la durée de la violation Son caractère intentionnel ou négligent Les mesures prises pour atténuer les dommages subis Le degré de responsabilité et les antécédents de l’organisme concerné Les catégories de données personnelles concernées La manière dont la violation a été portée à la connaissance de l’autorité Le niveau de coopération pour remédier à la violation et atténuer ses effets négatifs etc. L’objectif est d’appliquer une sanction proportionnée, effective et réellement dissuasive en fonction des circonstances précises de chaque cas. Autres mesures correctrices et sanctions Au-delà des lourdes amendes, le RGPD permet également aux autorités de contrôle d’imposer d’autres mesures correctrices comme : Des avertissements et rappels à l’ordre L’injonction de se conformer aux demandes d’exercice des droits des personnes La limitation ou l’interdiction temporaire ou définitive de traitement L’ordre de satisfaire aux demandes d’accès aux données de la part des personnes concernées etc. De plus, les États membres peuvent prévoir des sanctions pénales en cas de violations graves, comme c’est le cas en France avec l’article 226-21 du Code pénal qui prévoit jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000€ d’amende en cas de détournement de finalité dans le traitement des données. Une responsabilisation accrue des entreprises Ce régime de sanctions particulièrement musclé vise avant tout à responsabiliser les entreprises et les inciter à se mettre en conformité de manière proactive avec le RGPD. Il participe à l’instauration d’une véritable culture du respect de la vie privée. Les organismes qui prendraient le risque de ne pas s’y conformer s’exposent non seulement à de lourdes sanctions financières, mais également à des mesures pouvant impacter durablement leur activité ainsi qu’à un important risque d’atteinte à leur réputation et à la confiance de leurs clients et partenaires. Dans un autre article, nous abordons les bonnes pratiques et conseils pour se mettre en conformité avec le RGPD. RGPD : la méthodologie complète pour une mise en conformité réussie Vous avez aimé cet article ? Partagez-le avec vos amis et laissez-moi un commentaire pour me faire part de votre avis. Je serai ravi de discuter avec vous ! Vous souhaitez recevoir une alerte pour les prochain ? Suivez-nous

Se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) représente un enjeu majeur pour les entreprises. Ce texte européen impose en effet de nombreuses obligations en matière de collecte, traitement et sécurisation des données personnelles. Cet article détaille l’ensemble des mesures incontournables à mettre en place. Obtenir un consentement éclairé et explicite L’une des principales obligations du RGPD concerne le recueil du consentement des personnes avant toute collecte de leurs données à caractère personnel. Ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque, comme le précise l’article 7 du règlement. Concrètement, cela signifie que les entreprises doivent fournir une information claire, compréhensible par tous, sur l’utilisation prévue des données. Le consentement ne peut plus être déduit du silence ou d’une case pré-cochée. Il doit résulter d’un acte positif clair comme cocher une case. De plus, les personnes doivent pouvoir le retirer aussi facilement qu’elles l’ont donné. Cette obligation de consentement explicite s’applique à tous les traitements, sauf quelques exceptions comme l’exécution d’un contrat ou le respect d’une obligation légale. Garantir les droits des personnes Outre le renforcement du consentement, le RGPD consacre et renforce un ensemble de droits pour les personnes concernées par un traitement de données : Le droit d’accès : les entreprises doivent pouvoir communiquer à toute personne l’intégralité des données les concernant, dans un format accessible. Le droit de rectification : les personnes peuvent exiger la rectification de données inexactes les concernant. Le droit à l’effacement ou « droit à l’oubli » : les personnes peuvent demander l’effacement de leurs données dans certains cas. Le droit à la limitation du traitement : les personnes peuvent obtenir la limitation du traitement de leurs données. Le droit à la portabilité : les personnes peuvent récupérer leurs données dans un format réutilisable pour les transmettre à un autre organisme. Les entreprises doivent donc mettre en place les processus et outils permettant de répondre facilement à ces différentes demandes des personnes. Assurer la sécurité et la protection des données Une des obligations majeures du RGPD est d’assurer un niveau de sécurité et de protection optimal des données personnelles traitées. L’article 32 liste les mesures techniques et organisationnelles appropriées à mettre en œuvre, comme : La pseudonymisation et le chiffrement des données La capacité de garantir la confidentialité, l’intégrité et la résilience des traitements La mise en place de procédures de test, d’analyse et d’évaluation régulières de la sécurité La mise en place de moyens permettant la réversibilité et la récupération rapide des données Les entreprises doivent documenter ces mesures de sécurité dans un registre des traitements, qui fait lui-même partie des obligations du RGPD. Tenir un registre des activités de traitement Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont l’obligation de tenir un registre recensant l’ensemble des traitements de données personnelles qu’elles mettent en œuvre. Ce registre doit contenir des informations très précises sur chaque traitement comme ses finalités, une description des données traitées, les durées de conservation, une analyse d’impact sur la protection des données le cas échéant, etc.Ce registre doit être documenté, tenu à jour en permanence et pouvoir être présenté aux autorités de contrôle comme la CNIL en cas de contrôle. Il constitue la preuve de la mise en conformité de l’entreprise. Désigner un délégué à la protection des données Dans certains cas précis, les entreprises ont l’obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPD ou DPO pour Data Protection Officer). C’est le cas notamment : Pour les autorités publiques ou organismes publics Pour les entreprises dont l’activité principale consiste en des traitements de données sensibles ou le suivi régulier et systématique des personnes Pour les entreprises de plus de 250 salariés Le DPO a un rôle central de conseil, d’information, de contrôle du respect du RGPD et de coopération avec les autorités de contrôle. C’est un acteur clé de la gouvernance des données au sein de l’entreprise. Réaliser des analyses d’impact sur la protection des données Avant la mise en œuvre de tout nouveau traitement de données « susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés » des personnes, le RGPD impose aux entreprises de réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD).Cette analyse doit permettre d’identifier, d’évaluer et de gérer les risques potentiels du traitement envisagé. Elle doit être documentée et conservée au registre des activités de traitement. Dans certains cas, elle doit être soumise à l’avis préalable de l’autorité de contrôle. Notifier les violations de données dans les meilleurs délais En cas de violation de données à caractère personnel (perte, vol, accès ou traitement non autorisé), le RGPD impose aux entreprises d’en notifier l’incident à l’autorité de contrôle compétente dans un délai maximum de 72 heures après en avoir eu connaissance. Une notification aux personnes concernées est également requise lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés. Ces obligations multiples et détaillées du RGPD peuvent sembler complexes à mettre en œuvre pour les entreprises. Mais elles sont essentielles pour garantir un niveau élevé de protection des données personnelles et la confiance des citoyens et clients. Sachez que nous mettons systématiquement en place toutes les obligations nécessaires lors de la création d’un site web ou d’une campagne d’e-mailing. Dans un prochain article, nous aborderons les risques juridiques et financiers encourus en cas de manquement à ces obligations. RGPD : un régime de sanctions dissuasif pour garantir la protection des données Si vous souhaitez recevoir une alerte pour nos prochains articles, suivez-nous. Vous avez aimé cet article ? Partagez-le avec vos amis et laissez-moi un commentaire pour me faire part de votre avis. Je serai ravi de discuter avec vous ! Vous souhaitez recevoir une alerte pour les prochain ? Suivez-nous

Entré en vigueur en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) représente l’une des évolutions réglementaires majeures de ces dernières années. Cet article de fond fait le point sur les grands principes de ce texte fondamental pour la protection de la vie privée des citoyens européens. Le numérique a profondément transformé nos modes de vie et la façon dont les données personnelles sont collectées, traitées et exploitées. Face aux risques croissants d’atteintes à la vie privée, l’Union Européenne a décidé de renforcer la réglementation avec le RGPD. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont ses objectifs et son champ d’application ? Cette introduction complète vous permettra de tout comprendre sur ce règlement incontournable. Qu’est-ce que le RGPD en quelques mots ? Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement européen visant à encadrer et renforcer la protection des données à caractère personnel des citoyens de l’UE. Directement applicable dans tous les États membres, il remplace l’ancienne directive de 1995 qui était devenue obsolète face à l’essor du numérique et des nouvelles technologies. Entré en application le 25 mai 2018 après 4 années de préparation, le RGPD constitue aujourd’hui le texte de référence en matière de protection des données personnelles pour l’ensemble des pays européens. Selon une étude menée par le cabinet Gartner, moins de 60% des entreprises étaient prêtes lors de son entrée en vigueur, ce qui en dit long sur la complexité de sa mise en œuvre. Un champ d’application très large L’un des principaux changements apportés par le RGPD est son champ d’application extrêmement vaste. En effet, il s’applique à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, qui collecte, traite ou stocke des données personnelles de résidents européens. Et ce, même si cette entreprise n’est pas physiquement établie sur le territoire de l’Union Européenne ! Concrètement, cela concerne la quasi-totalité des organismes publics et privés, y compris les TPE/PME, les associations, les établissements de santé, les collectivités, etc. D’après un rapport de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), plus de 59 000 organismes se sont enregistrés auprès du registre des organismes de traitement de données en France à fin 2020. Un chiffre qui illustre bien l’ampleur du périmètre concerné. Les grands objectifs poursuivis En adoptant le RGPD, les autorités européennes poursuivent plusieurs objectifs majeurs : Responsabiliser davantage les entreprises et renforcer les droits des personnes sur leurs données personnelles Harmoniser la réglementation au niveau européen pour en faciliter l’application Lutter contre les atteintes à la vie privée, les dérives commerciales et rétablir la confiance des citoyens Accompagner les mutations du numérique et s’adapter aux nouveaux défis (intelligence artificielle, objets connectés, etc.) Le RGPD vise donc à apporter un nouveau cadre juridique clair et protecteur, tout en favorisant un développement responsable de l’économie numérique. Un équilibre délicat à trouver entre impératifs économiques et respect des libertés individuelles. Les 6 grands principes fondateurs Pour atteindre ces objectifs ambitieux, le RGPD pose 6 grands principes incontournables qui doivent désormais guider toute collecte et tout traitement de données personnelles : 1. La licéité, loyauté et transparence Les données doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente pour la personne concernée. Celle-ci doit être informée de l’utilisation qui en est faite, via par exemple une politique de confidentialité claire et compréhensible. 2. La limitation des finalités Les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Elles ne doivent pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités initiales. 3. La minimisation des données Seules les données pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies doivent être collectées. Le principe de minimisation des données est essentiel. 4. L’exactitude des données Les données à caractère personnel doivent être exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour garantir que les données inexactes sont effacées ou rectifiées sans tarder. 5. La limitation de la conservation Les données ne peuvent être conservées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Des politiques de conservation ou d’archivage limitées dans le temps doivent être définies. 6. L’intégrité et la confidentialité Un niveau de sécurité, de confidentialité et de protection approprié doit être garanti, de manière à empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé aux données. Ces 6 grands principes, détaillés dans les articles 5 et 25 du RGPD, doivent être respectés par tout organisme souhaitant se conformer au règlement. Mais leur mise en œuvre concrète n’est pas toujours aisée et nécessite une véritable démarche de mise en conformité. Nous verrons dans un prochain article dédié quelles sont les principales obligations associées et les mesures techniques et organisationnelles à mettre en place. Obligations et mise en conformité RGPD pour les entreprises Des sanctions lourdes en cas de manquement Pour s’assurer du respect effectif du RGPD, un régime de sanctions gradué a été mis en place. En cas de manquement avéré aux règles, les autorités de contrôle comme la CNIL en France peuvent prononcer différentes mesures correctrices ou répressives : Avertissements et rappels à l’ordre Limitations temporaires ou définitives de traitement Amendes administratives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial consolidé (le montant le plus élevé étant retenu) Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, de nombreuses amendes ont déjà été infligées à des entreprises de tous secteurs, pour des manquements variés. Selon un rapport de la société Axiom, les amendes prononcées dans l’UE ont dépassé les 1,2 milliard d’euros en 2021 ! Les critères d’appréciation de la gravité des manquements sont notamment la nature, la gravité et la durée de la violation, le nombre de personnes concernées, les dommages subis, les mesures prises pour atténuer les dommages, etc. Vous l’aurez compris, se mettre en conformité avec le RGPD est un enjeu juridique et financier majeur pour les entreprises. Nous étudierons plus en détail ce régime de sanctions dans un article à venir.